Für die optimale Büroorganisation: Tipps für eine effiziente Ablage sind im Internet zu finden. Menschen, die im Büro arbeiten, haben für sich und ihre Arbeit eine individuelle Organisation geschaffen. Der Schreibtisch ist ordentlich gestaltet und mit einem Handgriff hat der Mitarbeiter das gesuchte Schriftstück in Händen. Ein übersichtlicher Schreibtisch lässt die Mitarbeiter effizient arbeiten.
Die Ablage – das Stiefkind der Büroorganisation
Viele Arbeitsabläufe im Büro hat der Mitarbeiter optimiert. Die Ablage ist der Teil der Büroorganisation, den kein Mitarbeiter gerne in Angriff nimmt. Dabei gibt es für den Bereich Büroorganisation: Tipps für eine effiziente Ablage im Internet. Damit jeder Sachbearbeiter im Office die erledigten Aufgaben schnell findet, ist ein übersichtlich gegliedertes Ablagesystem notwendig. Wie dies vonstattengeht, hängt vom Arbeitsplatz und den damit verbundenen Aufgaben ab. Übersichtlich ist beispielsweise eine Gliederung im Verkaufsbereich, die
- Projekt- und Produktbeschreibungen
- Unterlagen für Ausschreibungen
- Angebote an Kunden
- Preise und Kontakte
enthält. Die Aufgliederung erweitert der Sachbearbeiter nach seinen Aufgaben entsprechend. Mit einer entsprechend den Anforderungen gegliederten Aufstellung ist ein effizientes Arbeiten möglich. Daneben kann ein anderer Mitarbeiter im Krankheitsfall des Sachbearbeiters problemlos einspringen.
Eine effiziente Ablage erleichtert die Arbeit
Ein übersichtliches Ablagesystem besteht aus Ordnern oder Hängemappen, die der Mitarbeiter nach seinem Aufgabenbereich gestaltet. Damit hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, gesuchte Schriftstücke schnell aufzufinden. Welche Möglichkeiten es für das Gestalten des Ablagesystems gibt und welche in Betracht kommen, dafür gibt es im Internet den Business (Blog) der Büroorganisation: Tipps für eine effiziente Ablage. Die Archivierung von Geschäftsunterlagen regeln gesetzliche Vorschriften, die der Unternehmer beachten muss. Diese gelten insbesondere für Vertragsdokumente und solche, die bei Projekten und anderen Aufgaben eine wichtige Rolle spielen. Dazu gehören der Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten sowie die kompletten Unterlagen des Finanzbereichs.
Ein Beruf im Bereich Büroorganisation
Die Archivierung von Schriftstücken und anderen Dokumenten aus dem Geschäftsbereich übernimmt der Archivar. Ein Beruf, der sich ausschließlich mit der Ablage beschäftigt. Zu jedem Job in einem Office gehört der Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten und – in der Personalabteilung – mit Bewerbern und Mitarbeitern. Für jeden Bereich ist ein anderes Ablagesystem sinnvoll. Im Bereich Büroorganisation: Tipps für eine effiziente Ablage befindet sich ein wertvoller Ratgeber.
Rechtliche Hinweise zur Büroorganisation und der Archivierung
Das Aufbewahren von Geschäftsbriefen mit Kunden und Lieferanten sowie der Schriftverkehr von Kunden und Lieferanten ist gesetzlich vorgeschrieben. Zu den Geschäftsbriefen zählt auch der Schriftverkehr per E-Mail. In der Regel muss der Unternehmer den Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten sechs Jahre aufbewahren. Die Frist für die gesamten Unterlagen des Finanzwesens inklusive Bilanzen beträgt zehn Jahre. Für bestimmte Berufsgruppen wie Rechtsanwälte ist eine längere Aufbewahrungsfrist gesetzlich vorgeschrieben. Die archivierten Schriftstücke sind übersichtlich in Ordnern oder Mappen verstaut. Um nach Jahren ein bestimmtes Schriftstück zu finden, ist eine ordentliche und effiziente Ablage in jedem Büro vonnöten.