Deinem Geschäft geht es gut. Du hast Angestellte im Büro, Angestellte, die mit dem Auto unterwegs sind und Angestellte, die zu Hause arbeiten. Die Heimarbeiter sind glücklich in ihrer eigenen Umgebung, mit ihrem eigenen Kaffee, manchmal im Pyjama, manchmal im Anzug, manchmal mit Pyjamahose und Jacke (weil man sowieso nur das Oberteil sehen kann).

Aber… gerade weil alles so gut läuft, tauchen Probleme auf. Die Nachfrage nach deinem Produkt steigt, aber es gibt Probleme mit der Kommunikation und mit der Skalierung des Geschäfts. Bei 10 Bestellungen pro Woche und Mitarbeiter war es noch machbar, die Mitarbeiter ihre eigenen Telefone benutzen zu lassen und die Telefonrechnung zu erstatten. Aber jetzt fangen einige Beschäftigte an zu meckern. Die Telefonrechnung ist sehr hoch. Und die Rückerstattung kommt am Ende des Monats. Warum also im Voraus bezahlen? Um die Angestellten bei Laune zu halten? Das kostet Kapital und ist letztlich nicht sehr skalierbar. Und sollten wir nicht nur Firmentelefone haben? Die meisten großen Unternehmen tun das. Natürlich kannst du dich auch bei den üblichen Telekommunikationsanbietern nach Telefonie-Abonnements für Unternehmen umsehen, aber es gibt noch mehr Möglichkeiten!

Die Cloud-Telefonzentrale

Jeden Tag kommen tausende neue Internetanwendungen hinzu. Und eine davon löst das Problem der Kommunikation und Skalierbarkeit wie keine andere: die VoIP-Telefonanlage.

Du hast wahrscheinlich schon Skype, Zoom oder FaceTime benutzt. Du weißt also schon, wie bequem es ist, über das Internet zu kommunizieren. Mit Stimme, Webcam und sogar dem Teilen deines Bildschirms. Eine Cloud-Telefonanlage bietet all diese Möglichkeiten … und noch mehr! Das Cloud-Telefonsystem nutzt weitgehend die gleiche Technologie wie Skype, Zoom und andere Anbieter. Es ist einfach viel professioneller. Die Technologie heißt VoIP (Voice over Internet Protocol), aber die Arbeit mit einer solchen Telefonzentrale ist viel reibungsloser als mit Skype und Zoom und… jedem anderen Programm. Und der Grund dafür ist, dass es sich um ein integriertes Telefonsystem handelt.

Das klingt gut, aber was bedeutet das? Das bedeutet, dass die Vorteile eines VoIP-Systems (niedrigere Kosten, vor allem bei grenzüberschreitenden Anrufen, Flexibilität, größere Reichweite) mit traditionellen Tools wie einem Tischtelefon, aber auch mit einem Firmenhandy und speziellen Web-Apps kombiniert werden. Also, eine Lösung für Mitarbeiter im Büro, Mitarbeiter zu Hause und Mitarbeiter unterwegs! Die Cloud-Telefonzentrale und alle Peripheriegeräte werden koordiniert und oft im Voraus eingerichtet.

Softwarebasiert – also zusätzliche Möglichkeiten

Da es sich bei dem Produkt größtenteils um eine Software handelt, verfügt es über viele Extras wie z.B. einen Anruffilter, einen digitalen Anrufbeantworter, eine Anrufaufzeichnung und vieles mehr.

Schauen wir uns einige dieser Extras genauer an:

– Anruffilter: Willst du bestimmten Anrufern oder Telefonnummern den Zugang zu einer deiner eigenen Nummern verwehren oder bestimmten Telefonnummern den Kontakt zu deiner Firmennummer überhaupt nicht erlauben? Das ist möglich! Mit einem Anruffilter blockierst du einzelne Nummern oder eine bestimmte Auswahl von Nummern (z. B. Handynummern ohne Nummernerkennung).

– Digitaler Anrufbeantworter: Ein Anrufbeantworter, aber digital, das bedeutet, dass du Nachrichten speichern und bei Bedarf weiterleiten kannst. Außerdem gibt es praktisch keine Begrenzung für die Anzahl der Nachrichten, die hinterlassen werden können.

– Gespräche aufzeichnen: Während du eine oder mehrere Personen anrufst, kannst du wählen, ob du das Gespräch aufzeichnen möchtest. So kannst du dir später noch einmal anhören, was gesagt und/oder vereinbart wurde. Oder du kannst die Audiodatei als eine Art Protokoll an alle Beteiligten schicken.

– Auswahlmenü: das bekannte „Taste 1 für…“ und so weiter. Aber sie kann schnell eingerichtet, bei Bedarf geändert und für bestimmte Zeiträume separat eingerichtet werden. Zum Beispiel kannst du deinen Kunden am Wochenende eine andere Speisekarte präsentieren als unter der Woche.

– Bewältigung von Verkehrsspitzen: Hast du eine erfolgreiche Marketingkampagne gestartet? Und jetzt wollen alle dein Produkt kaufen oder zumindest mehr darüber erfahren? In der Vergangenheit kam es manchmal vor, dass „die Leitungen überlastet“ waren und die Anrufer „nicht durchkamen“. Das gehört mit dem Empfang von Spitzenverkehr der Vergangenheit an. Natürlich musst du trotzdem dafür sorgen, dass genügend Leute ans Telefon gehen können, um lange Warteschlangen zu vermeiden.

– SMS-Tool: Natürlich kannst du mit jedem Mobiltelefon eine SMS-Nachricht versenden. Was aber, wenn du dieselbe Nachricht 1000 Mal verschicken willst, aber mit dem Namen des Kunden aus deiner Kundendatenbank als Anrede? Da der gesamte Anruf- und Nachrichtenverkehr softwarebasiert ist, kannst du dies mit einer Cloud-Telefonanlage leicht erreichen.

– Statistik: Der letzte Vorteil, den wir hier erörtern wollen (aber es gibt noch viele weitere), ist die Möglichkeit, einen Überblick über alle Kommunikationen über deine geschäftliche Telefonnummer innerhalb deines Unternehmens pro Jahr, Monat, Woche, Tag, ja sogar für jeden Zeitraum zu erhalten. Sehr nützlich, um zu sehen, wo zum Beispiel die meisten Kosten anfallen!

Alle diese Funktionen sind für alle Arten von Erweiterungen verfügbar. Es spielt also keine Rolle, ob du dich für eine 0720 Nummer, eine 0800 Nummer Österreich, eine lokale oder sogar eine ausländische Nummer entschieden hast: Alle Geschäftsnummern können von diesen nützlichen Funktionen profitieren.

Datensicherheit

Schließlich müssen wir uns auf die Datensicherheit konzentrieren. Der reguläre Telefonverkehr kann „abgehört“ werden. Für böswillige Parteien ist es relativ einfach, ein Telefongespräch zu belauschen. Gehostetes VoIP ist eine andere Sache. Die VoIP-Technologie verwendet Verschlüsselung. Das bedeutet, dass sowohl Audio als auch Text verschlüsselt werden und erst dann über das Internet übertragen werden. Der verschlüsselte Text kann nicht von Dritten entschlüsselt werden. VoIP hat sich von einem neuen Phänomen mit allerlei Sicherheitsproblemen zu einer robusten Technologie entwickelt, die durch und durch getestet wurde und nach vielen Verbesserungen heute so ziemlich die sicherste Art der Kommunikation über das Internet ist.

Business-Telefonie der nächsten Generation jetzt auch für KMUs

Mit dem Aufkommen des Internets wurden im Laufe der Zeit viele Anwendungen entwickelt, die das Leben von Einzelpersonen und Unternehmen erheblich erleichtern. Die Cloud Telefonanlage ist eine von ihnen. Da eine solche Telefonzentrale softwarebasiert ist, gibt es noch nie dagewesene Möglichkeiten. Du kannst den Telefonverkehr innerhalb deines Unternehmens genau so steuern, wie du es möchtest, und zwar auf sichere Weise, und vor allem die Leichtigkeit, mit der du bei Bedarf aufstocken kannst, ist ein enormer Fortschritt.

Über den Autor

Dieser Blog beschäftigt sich mit Themen, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur zu gut aus dem eigenen Arbeitsalltag im Office kennen. Die Kategorien umfassen dabei die moderne Büroausstattung ebenso wie die neuesten Entwicklungen bei Elektronik & Computer. Ohne eine moderne Telekommunikation ist das Arbeiten heutzutage nicht mehr vorstellbar und auch hier werden brandheiße Neuerscheinungen vorgestellt. Die Kategorie Bildung und Wissen beschäftigt sich mit der laufenden Qualifikation im Laufe des Arbeitslebens: Denn ohne Weiterbildung ist auch eine Karriere nicht möglich. Im Business Blog informieren sich Mitarbeiter über ihre Rechte, aber auch ihre Pflichten und belesen sich über neue Trends rund ums Office.

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