Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung zahlreicher Prozesse in Unternehmen und Behörden gewinnt die Kommunikation per E-Mail an Popularität. Da dieser Wandel einen laufenden Prozess darstellt, mischen sich analoge und digitale Postsendungen und Dokumente. Dies führt in vielen Unternehmen zu einem Mangel an Übersichtlichkeit. Digitale Poststellen helfen, die verschiedenen Medien zu bündeln und die Informationen an die jeweils zuständigen Fachbereiche weiterzuleiten.

Digitale Poststellen lösen analoge Post-Eingänge ab

Große Unternehmen und Behörden besitzen eine eigene Poststelle, die der Vorsortierung der Post-Eingänge dient. Bei einer digitalen Poststelle scannen die Mitarbeiter die analoge Post direkt nach dem Eingang. Es findet also eine frühe Digitalisierung der Dokumente statt. Das Verfahren mit den Originalen richtet sich danach, ob es notwendig ist, diese in Papierform zu behalten und zu lagern. Je nach Art des Dokuments findet eine Sortierung und Lagerung oder die Vernichtung der Originale statt.

Die digitalisierten Post-Eingänge sortieren die Mitarbeiter der Poststelle nach den jeweiligen Bereichen und verteilen sie an verfügbare Mitarbeiter der jeweiligen Fachbereiche. Dabei finden verschiedene Aspekte wie Anliegen, Dringlichkeit und Themenbereich Berücksichtigung. Eine digitale Poststelle umfasst also auch ein internes Postkorb-System für die Verteilung der digitalisierten Post.

Erleichterte Organisation und Kommunikation

Die Aufgabe der digitalen Poststelle ist es hauptsächlich, die Organisation der verschiedenen Medien, über die Post und wichtige Dokumente, die Unternehmen und Behörden erreichen, zu optimieren und übersichtlicher zu gestalten.

Die frühe Digitalisierung aller Post-Eingänge sorgt für schnellere und problemlosere Abläufe in der Unternehmens-Kommunikation. Die Post gelangt über kürzere Wege zu den richtigen Empfängern. Durch diesen Vorteil kommt es zu einer zeitnahen Bearbeitung wichtiger Anliegen und Anfragen.

Unterstützung und Beratung für eigene digitale Postfachanlagen finden Unternehmen und Behörden beispielsweise bei syspost. Der Anbieter verschafft sich zunächst einen Überblick über die bisherigen Verfahren der Kommunikation und Organisation des Kunden. Anschließend folgt eine gemeinsame Planung der digitalen Poststelle. Dazu gehören IT-Lösungen, welche die digitale Verteilung der Post unter den unterschiedlichen Unternehmens-Bereichen und Mitarbeitern vornimmt. Zugleich erfordert die digitale Postfachanlage eine gut ausgestattete Registrierungs-Stelle für die Digitalisierung und Sortierung der Post-Eingänge.

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