E-Mails sind ein Mittel zur internen Kommunikation in Unternehmen. Neben dem direkten und telefonischen Austausch von Informationen nutzen Betriebe den elektronischen Brief zum Übermitteln wichtiger Sachverhalte. Oft nimmt das Verwalten und Bearbeiten der E-Post viel Zeit in Anspruch. Mit einem gut organisierten Postfach wirken Sie diesem Problem entgegen.
Gut organisierte E-Mail-Postfächer sind hilfreich
Mitarbeiter eines Unternehmens erhalten eine Vielzahl an E-Mails. Ein großer Teil davon ist für die Arbeit irrelevant und macht das Postfach unübersichtlich. Hilfreich sind Spamfilter und solche, die elektronische Briefe zu unterschiedlichen Themen in diverse Ordner verteilen. Die Sortierung der E-Mails richtet sich nach dem Betreff.
Das ständige Kontrollieren des Postfachs lenkt von der Arbeit ab. Setzen Sie sich regelmäßige Abstände, in denen Sie Ihre E-Mails lesen. Schalten Sie die Benachrichtigungs-Funktion für neue Nachrichten aus. Archivieren Sie bearbeitete E-Mails und löschen Sie diese aus dem Posteingang. So behalten Sie den Überblick über die noch zu erledigenden Aufgaben.
Regeln für das Verfassen von E-Mails
Damit wichtige Informationen in E-Mails nicht verloren gehen, beachten Sie Regeln, die die Kommunikation erleichtern. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff, der dem Empfänger verrät, worum es geht. So verhindern Sie, dass Ihre elektronische Post im Spam-Ordner oder im Papierkorb landet.
Strukturieren Sie längere E-Mails durch Absätze und eine sinnvolle Reihenfolge der Themen, die Sie ansprechen. Sind diese relevant, verteilen Sie die Informationen auf einzelne elektronische Briefe. Zitieren Sie direkt in der E-Mail, statt die gesamte bisherige Kommunikation unten anzuhängen, versteht der Empfänger den Bezug Ihrer Antwort besser. Beachten Sie die Regeln von Rechtschreibung und Grammatik. Verwenden Sie die im Business-Bereich üblichen Grußformeln.
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- Spam- und Virenschutz,
- Newsletter-Filter,
- E-Mail-Archivierung,
- E-Mail-Verschlüsselung,
- Signatur.
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